Организация работ по производству замеров в системе Облако MI-Soft”

Назначение и решаемые задачи

Сервис предназначен для организации работы по замерам и решает задачи:

  • Организация взаимодействия менеджеров, руководителя отдела по замерам и исполнителей в распределенном автоматическом режиме.

    • Определение и контроль производственных мощностей компании по реализации замеров. В качестве критериев выступает максимальное количество возможных замеров по дням. Настраивается значение этого показателя по дням недели по умолчанию. Также есть возможность точечной корректировки показателя для конкретной даты.

    • Распределение задач по замерам между исполнителями централизовано на сайте. Ведение списка исполнителей компании. У каждого исполнителя есть учетная запись (мобильный номер телефона) и пароль.

  • Каждый исполнитель получает к исполнению назначенные ему руководителем задачи по замеру. Каждая задача наполняется исполнителем фотографиями замерных листов с указанного объекта. Исполнитель может также инициировать задачу сам, указав данные клиента: имя клиента, адрес, телефон. После выполнения задачи исполнитель отправляет пакет документов в компанию.

  • Контроль выполнения задач. Статистика по выполненным задачам по исполнителям.

  • Прием менеджером замерных листов, отправленных исполнителем. Распределение результатов новых замеров между менеджерами.

  • Формирование расчета заказов менеджером по полученным замерным листам.

 

Подготовительные операции

Настройка производственных мощностей и исполнителей по замерам на сайте облака MI-Soft

Зайдите на сайт облака MI-Soft (https://cloud.itokna.ru). В качестве логина введите свой номер мобильного телефона. Если у вас уже есть учетная запись в облаке Mi-Soft то укажите свой пароль. Если вы забыли, либо не имеете учетной записи в облаке MI-Soft то нажмите кнопку «Регистрация». После нажатия на кнопку на указанный номер мобильного телефона придет SMS сообщение с паролем — введите этот пароль на сайте. Далее нажмите кнопку «Вход».

Рабочий интерфейс состоит из следующих разделов:

  • Планирование. Отображается информация о запланированных задачах по дням и занятых этими задачами ресурсах. Для работы с замерами — выберите задачу «Замеры». Программа покажет на какие дни какое количество замеров назначено. По клику на соответствующий день программа выведет все назначенные задания, назначенные на этот день. Также в этом разделе можно указать индивидуальную мощность по замерам на выделенный день — для этого после выбора дня активируйте флаг «Изменить стандартное значение плана» и в активном окне ввода справа укажите требуемое количество ресурса.

  • Настройка. В данном разделе можно откорректировать виды задач которые вы хотите использовать а также значение ресурсов для каждой из задач по дням недели.

  • Отделы. В данном разделе вы настраиваете исполнителей, которые могут отправлять вам замеры, а также кому вы можете ставить задачи. Для того чтобы исполнитель мог работать в вашей системе необходимо указать его номер телефона в формате +79XXXXXXXXX, установить флажок «Акт.», ввести «Наименование» и «Код» - номер отдела под которым будут попадать в базу новые замеры.

Настройка программы для исполнителей на устройства Android

Программа работает на устройствах Android версии 2.2+. Для установки программы зайдите в Google Play, скачайте и установите приложение «Облако Mi-Soft» (https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.misoft.cloud2).

После запуска необходимо настроить (кнопка Меню-Настройки):

  • Учетную запись «Телефон» пользователя в формате +79XXXXXXXXX.

  • Пароль пользователя (если вы уже зарегистрированы в облаке MI-Soft то введите свой пароль, иначе нажмите на кнопку «Сброс пароля/регистрация» и пароль придет на указанный вами телефон в виде SMS сообщения. Внимание! Генерация нового пароля для учетной записи возможна не чаще чем 1 раз в час.

  • Учетную запись главного отдела в который будут отправляться готовые замеры и из которого будут поступать задачи.

После ввода данным необходимо нажать кнопку «Проверить» для проверки правильности введенных данных.

После удачной проверки нажмите кнопку «Сохранить» для сохранения введенных данных в памяти устройства.

Настройка рабочего места менеджер в программе IT Окна Конструктор

Для работы менеджера по назначению задач и получению замеров необходимо в программе IT Окна Конструктор войти в облако Mi-Soft (порядок указан в разделе “Облако Mi-Soft” во встроенной помощи, поставляемой вместе с программой).

 

Работа в системе

Работа с сервисом - менеджеры (IT Окна Конструктор версии 4.1.1+)

Создание задачи на замер:

  • создайте новый заказ с указанием данных клиента (Имя, адрес, телефон);

  • перейдите на вкладку «Движения по счету»;

  • добавьте новое движение. У движения выберите вид - «Замеры». Признаком того что выбрано именно «облачное» движение будет появление надписи «Данный вид движения является задачей из облака» ниже вида движения;

  • введите дату документа (запланированная дата замера) вручную в поле «Дата документа», либо выбрав из списка возможных дат, заполняемого по кнопке «Получить дату из облака»;

  • нажмите кнопку «ОК». В случае указания правильной даты движение сохранится и работа по замеру заказа будет назначена на указанную дату;

  • после выполнения задачи замерщиком фотографии замерных листов появятся на вкладке «Файлы сопровождения» после очередного сеанса синхронизации с облаком.

  • Получение замерных листов, задачи по которым не были назначены:

  • наличие замерных листов готовых для менеджера отображается на кнопке «Заявки» количеством в красном кружке;

  • для просмотра готовых замерных листов нажмите на кнопку «Заявки» облачной панели;

  • перейдите на вкладку «Новые замеры»;

  • выделите те замеры, которые хотите принять в свою базу и нажмите кнопку «Принять»;

  • новые замеры будут добавлены в ваш журнал заказов текущей датой.

 

Работа с сервисом - руководитель отдела замеров (Сайт cloud.itokna.ru)

Распределение задач по замерщикам осуществляется на сайте cloud.itokna.ru на вкладке «Планирование»:

  • выберите задачу «Замеры»;

  • выберите день планирования;

  • в появившихся задачах выберите исполнителя.

 

Работа с сервисом - замерщики (Android)

После очередного сеанса связи у исполнителя на устройстве отображается информация о поставленных задачах, подготовленных и выполненных замеров на выбранный день. Сеансы связи происходят при старте программы, и при изменении даты просмотра.

Для начала замера нажмите кнопку «Новый замер» (если это замер без назначенной задачи), либо нажмите на задачу, которую сейчас будете выполнять.

После выбора задачи откроется документ вверху которого необходимо проверить/скорректировать данные клиента в случае необходимости.

Добавление фотографии возможно с фотоаппарата, либо из галереи соответственно кнопками «Добавить фото», «Добавить из галереи».

Если вы хотите сохранить заявку не отправляя (не закончена работа, необходимо посмотреть другую заявку) то нажмите кнопку «Сохранить».

По нажатию на кнопку «Отправить» программа сделает попытку отправки текущей задачи менеджерам. После удачной отправки вы перейдете в главный список, ваша задача получит статус «Отправлена» и вы не сможете ее откорректировать — доступен будет только ее просмотр.

 

Условия использования и поддержки сервиса

Работа сервиса в полном режиме возможна если выполняется хотя бы одно из условий:

  • есть активная подписка на техническую поддержку компании MI-Soft у главной компании;

  • есть премиальная подписка на сервис «Облако Mi-Soft» для головной компании;

  • во время акций и специальных предложений в условиях которых это оговорено.

При отсутствии полного режима существует ограничение на 10 задач в день.

Условия предоставления сервиса могут быть пересмотрены. При этом новые условия должны быть опубликованы на одном из сайтов компанииwww.itokna.ru,www.mi-soft.ru,www.mi-soft.net. Компания Mi-Soft обязуется уведомить пользователей полного функционала сервиса не позднее чем за 1 (один) месяц до вступления новых условий в силу по контактным данным, указанным в личном кабинете «Облака MI-Soft» главной компании (cloud.itokna.ru).

Техническая поддержка осуществляется отделом технической поддержки компании MI-Soft. Связаться с ним можно по ее каналам связи, указанным на сайтеwww.itokna.ru, а именно:

  • через онлайн консультанта на сайте www.itokna.ru;

  • по телефону +7 381 25 90 166;

  • по skype mi-soft.ru;

  • по электронной почте Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Техническая поддержка работает в рабочие дни с 10 до 19 по местному времени GMT + 6.